1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Itä-Helsingin Agilityharrastaja ry

Osoite: Tuulilasintie 31B, 00770 Helsinki

Puhelin:

Sähköposti:johtokunta (at) ihah.net

Yhteyshenkilö: puheenjohtaja Sonja Pajalin

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

2. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän  suostumuksensa tai valtuutuksensa.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tietoja. Näitä tietoja ovat:

Etu- ja sukunimi;
Kotiosoite;
Sähköpostiosoite;
Puhelinnumero;
Syntymäaika;
Jäsenlaji;
Kurssit/koulutukset (kouluttaja,kilpailutoimihenkilö);
Lisenssinumero;
Tieto avainpantin suorituksesta;
Tieto halliavaimen myöntämiskaudesta;
Tieto kenttäavaimen myöntämiskaudesta;
Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, sekä henkilöä kouluttaneilta kouluttajilta.

5. Henkilötietojen suojaaminen ja luovutukset

Käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Tietokanta jossa rekisteri sijaitsee on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman jäsenen suostumusta.

6. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai tietojensa poistamista. Pyyntl tulee tehdä kirjallisena yhdistyksen sähköpostiin; johtokunta (at) ihah.net

Tietojen poistamisen seurauksena henkilö ei voi osallistua seuran toimintaan.

9. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen johtokunta (at) ihah.net. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti ylhäällä olevaan osoitteeseen.

10. Valokuvaaminen seuran tapahtumissa

Ilmoittautumalla Itä-Helsingin Agilityharrastajat ry:n järjestämään kilpailuun/ tapahtumaan hyväksyn, että minua voidaan valokuvata kilpailussa/tapahtumassa ja kuvia julkaista seuran internetsivuilla ja sosiaalisen median kanavissa.

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 6.10.2022.